コミュニケーションツールで業務を円滑に！使うメリットと選び方をご紹介！

対面での会議には、移動や待ち時間など多くの労力と時間を要します。会議が始まってからも、話の内容を忘れないようにメモをとったり、議事録を残したりといった作業が必要です。

また、広い会議室が必要になる場合は、場所を確保するのも一苦労です。

一方、チャットやビデオ会議などのコミュニケーションツールを使用することで、場所を移動せず、待ち時間なしで会議に参加できます。チャット機能を使えば、手書きのメモよりも早く議事録を残せますし、その場ですぐに参加者全員に共有できます。

また、会議の様子を録画・録音することも可能なツールがあるので、会議後に思い出したいことがあってもすぐに確認することができます。

さらには、遠出の出張の代わりにビデオ会議にすると経費の削減にも繋がります。もちろん中には対面ですべき重要な会議もあると思いますので、オンライン会議と対面会議をうまく使い分けることで作業効率が格段に向上することでしょう。



以前は上司から送られてきたメールに対してメールで返信するのが一般的でした。「承知いたしました。」や「ありがとうございます。」など、たった一言の返信であっても、上司のメールを無視したことにならないように気を使って返信をしていたものです。



しかし、最近のコミュニケーションツールでは、相手からのメッセージに対して「いいねボタン」や「リアクションボタン」で反応することができるものも増えてきました。SNSの普及に伴い、スタンプ機能やリアクション機能に慣れ親しむ大人が増えてきたため、会社でのコミュニケーションにも活用されるようになったのでしょう。

無駄なやりとりが減ってコミュニケーションが効率的になるだけでなく、チャットで話しかけることのハードルが下がっているように思います。

メールだとどうしても「相手に返信の手間を取らせるのが申し訳ない」と思い、上司に質問一つするのも気を使ってしまっていましたが、簡単にリアクションできるコミュニケーションツールであれば、より気軽に話しかけることができます。わからないことを曖昧にせず、気軽に質問や議論が展開されるようになれば、仕事の質も上がること間違いなしです。



さらに、パソコンだけではなくスマートフォン版もあるツールを使用することで、電車通勤や外出の際にも気軽に連絡を確認したり返信したりできます。

確認事項や関係の薄い内容であれば、スキマ時間を活用してサクっと確認できるので、オフィスでは自分の仕事に集中できる時間が長くなることでしょう。

 

これらの2点のメリットゆえに、個人のパフォーマンス効率が上がり、結果として会社全体の業績につながるのです。